Phải làm gì khi bị Sở Thuế Thanh Tra

Thanh Tra thuế: sửa soạn gì khi bị thanh tra thuế lợi tức.

Hệ thống thuế ở Cacada dựa trên lòng tự nguyện. Mỗi năm, dân tự nguyện khai baó lợi tức, chi phí, và thuế có thể phaỉ trả. Sau đó, so sánh tiền thuế đã trả trong năm với tiền thuế có thể phải trả. Nếu ta đã trả nhiều hơn, Thuế vụ Canada sẽ trả lại tiền thặng dư. Nếu trả chưa đủ, ta sẽ trả số tiền thiếu, hạn chót là ngày 30/04/ năm sau năm nợ thuế (tỷ dụ thuế thiếu thuộc năm 2020 thì phải trả tiền trước 30/4/2021).

Sau khi khai thuế xong, Thuế Vụ Canada có thể chọn một số hồ sơ thuế để xem xét lại- gọi là review. Đây là vài lý do tại sao phải xem xét lại thuế khai theo hệ thống tự nguyện.

Thuế khai không trùng hợp vơí tin tức Thuế Vụ Canada nhận được về người khai. Ví dụ Tờ lương bổng-T4- tờ tiền lời Ngân Hàng-T5.
Khấu trừ thuế sai hay giảm thuế sai (wrong deductions or inaccurate credits).
Có quá khứ không tôn thủ luật thuế.
Chọn thuế để xét lại một cách ngẫu nhiên.

Ngoài hình thức xét lại thuế như trên , Bộ Tài Chánh Canada còn có một đội ngũ chuyên nghiệp về thuế má và khoa học để đến tận nhà vào tận sở để xem xét lại thuế đã khai. Đó là Thanh Tra (Audit department) và Điều Tra đặc biệt (Special Investigation). Mục đích cuả họ là để nâng cao bổn phận đóng góp, sự tuân thủ luật thuế, và sự chân chính cuả hệ thống khai thuế tự nguyện cuả đất nước.

Bài viết này có mục đích góp vài ý kiến và kinh nghiệm cá nhân khi bị thanh tra.

Khi hồ sơ được lựa chọn để thanh tra,bạn sẽ nhận được một lá thư cuả một thanh tra Thuế Vụ (income tax auditor).

Lá thư thanh tra

Đây là giấy báo cho biết hồ sơ thuế cuả bạn đã được chọn để thanh tra và năm thanh tra, thường là hai năm. Thư mời bạn cộng tác để việc thanh tra được xúc tiến cách tốt đệp. Chi tiết thư là yêu cầu bạn chuẩn bị những giấy tờ được liệt kê rõ ràng để duyệt xét.

Thời gian chuẩn bị giấy tờ thường là 30 ngày để sửa soạn. Bạn sẽ hỏi taị sao chỉ cho có 30 ngày? Lý do thứ nhất là nếu ta khai thuế hằng năm thì giấy tờ thuế lúc nào cũng sẵn sàng để xuất trình. Lý do thứ hai là với tư cách là người trả thuế ở Canada, ta biết là phaỉ giữ hồ sơ và giấy tờ liên hệ trong vòng 6 năm để xuất trình khi được yêu cầu. Bởi vậy, tháí độ ngạc nhiên hay lý do không biết sẽ không được cứu xét, ngoại trừ trường bị cướp mất, hoặc chaý nhà hay chạy lụt. Bạn chỉ có thể xin gia hạn thời gian chuẩn bị giấy tờ nếu có lý do chính đáng.

Cùng với hồ sơ, thanh tra sẽ đề nghị một cuộc phỏng vấn để giaỉ thích về vấn đề thanh tra thuế và những thắc mắc của bạn. Khi phỏng vấn bạn nên thành thật, thẳng thắn, trả lời những gì được hỏi- không xung phong cung cấp tin tức. Bạn nên để ý là thanh tra ghi chép kỹ, chi tiết và trung thực những gì bạn trả lời. Đây là một tài liệu quan trọng khi phaỉ khiếu nại hay ra tòa Thuế Vụ Liên Bang.

Ngoài thư thanh tra, hồ sơ phỏng vấn, thanh tra có riêng sổ nhật ký để ghi chép chi tiết các cuộc nói chuyện với bạn.

Thanh tra viên

Thanh tra thuế thường rất lịch sự, nghề nghiệp, và ưư ái từ ăn mặc đến cử chỉ và lời ăn tiếng nói. Tuy nhiên họ cũng rất nguyên tắc và cương quyết trong việc thi hành luật thuế. Thaí độ cuả họ bao giờ cũng rất tôn trọng và nhã nhặn. Bạn cũng nên cư xữ với họ như vậy. Đại đa số thanh tra là CA, CPA, hay CMA, hay là ông Cử nhân (bachelor degree) hay ông Cao học (Master degree) với chuyên môn kế toán.

Đối xử với họ bạn nên tôn trọng nghề nghiệp cuả họ, công tác họ đang thi hành vì đó là những gì luật thuế Canada cho phép. Bạn đừng sợ họ lạm dụng chức vụ vì họ được kiểm soát kỹ lưỡng và họ biết họ có thể bị bạn khiếu nại Thái độ nên tránh là không cộng tác hay trả lời nhỏ giọt vì chỉ gây thêm nghi ngờ và không được xuôi chảy khi bạn xin khiếu nại hay phải ra tòa án thuế. Không cộng tác, trả lơì nhỏ giọt, hay đình trệ bước tiến thanh tra là những gì luật thuế không cho phép. Làm như vậy và thanh tra ghi trong hồ sơ như thế vơí bằng chứng và ngày giờ thì bạn vô tình đã bị “gậy ông đập lưng ông” rồi.

Thanh tra không làm việc một mình. Họ có cố vấn chuyên môn kỹ thuật để hỏi han và bàn cãi. Trước khi xong hồ sơ cuả bạn, họ có Trưởng Toán Thanh Tra (Audit team leader) của họ để cùng quyết định. Thanh tra tự do xử dụng các nguồn hỗ trợ này để đảm bảo kết luận hồ sơ thanh tra cuả họ là chính xác, đúng luật và có giá trị trước ban khiếu nại (Appeal department) và tòa án thuế (Income tax court).

Lá thư đề nghị kết thúc thanh tra

Sau nhiều giờ xem xét hồ sơ hai năm thuế của bạn, phỏng vấn bạn và nói chuyện với bạn, thanh tra sẽ gửi cho bạn một lá thư gọi là thư đề nghị. Thanh tra có thể:

Đề nghị kết thúc thanh tra mà không có thay đổi gì cả Bạn khai đúng như luật hay có sơ sót nhỏ, không đáng kể và cho khuyến cáo cụ thể..
Đề nghị những sưả đổi cụ thể làm bạn phải trả thêm tiền thuế, hòa cả làng, hay bạn nhận được tiền thuế trả về vì đã trả nhiều hơn đòi hỏi.
Đề nghị những sưả đổi cụ thể làm bạn phải trả thêm tiền thuế và tiền phạt vì cố ý khai không đúng luật thuế.
Cho biết những quyền hạn cuả bạn trong việc thanh tra này khi bạn không đồng ý như quyền khiếu nại, làm sao khiếu nại, lúc nào khiếu nại. Hay là quyền kiện Sở Thuế Vụ lên tòa án thuế. Họ còn cho bạn biết một sự thật là Ban Khiếu Nại và Thanh Tra khác nhau, độc lập với nhau, không ai ảnh hưởng lên ai. Đây là sự thật nhiều người hiểu lầm.

Bạn chú ý một điều là khi đề nghị sưả thuế, thanh tra bao giờ cũng cho biết lý do và khoản luật thuế liên quan để bạn có thể tham khaỏ. Bạn nên đọc lại những khoản thuế này để xem thanh tra có làm đúng không trước khi quyết định khiếu nại. Nếu không tự tin là mình hiểu đúng quyết định của thanh tra, lúc đó bạn có thể tham khảo kế toán viên chuyên nghiệp hay luật sư thuế.

Thời gian thanh tra và hồ sơ thanh tra

Thời gian: Bạn nên biết cho rằng Thanh Tra chỉ được cho vài chục giờ đế hoàn tất một hồ sơ. Bởi vậy, đừng tưởng là bạn có thể kéo dài hay dây dưa mà không có lý do chính đáng. Mỗi năm mỗi Thanh Tra phaỉ hoàn tất một số hồ sơ nhất định. Bới vậy, Thanh Tra không thể tuỳ tiện kéo dài hồ sơ hay bỏ dỡ hồ sơ vì sẽ ảnh hưởng đến nghề nghiệp và việc thăng tiến cuả họ.
Hồ sơ thanh tra: Hồ sơ thanh tra được chia cho Thanh Tra tuỳ theo chuyên môn và chức vụ cuả họ. Đừng hiểu lầm Thanh Tra có quyền chọn người để thanh tra mà bực tức khi nhận thư thanh tra họ gửi. Hồ sơ thanh tra do Thanh Tra Thuế Vụ chọn theo một hệ thống riêng để làm tròn nhiệm vụ quản lý luật thuế được giao phó, hỗ trợ cho nguyên tắc khai thuế tự nguyện (self-assessment system) và để khuyến khích tuân thủ luật thuế.

Hồ sơ thanh tra có thể là hồ sơ cá nhân, công ty, estates (người qúa cố), trusts (quỹ tín thác), hồ sơ thuế người ngoại quốc, hồ sơ thuế nước ngoài.

Mạn đàm thanh tra trên đây thường xảy ra cho các người kinh doanh cá thể (self-employed business). Các công nhân làm ở các công sở hay xí nghiệp có tờ lương T4 cuối năm (salaried employees) thường ít bị thanh tra. Các công ty hạng trung và lớn được thanh tra như mọi người nhưng do những Thanh Tra chuyên ngành và có nhiều kinh nghiệm. Họ thường là những Thanh Tra cao cấp và lão luyện cuả Thuế Vụ. Xếp hạng công ty nhỏ, trung, hay lớn là do Bộ Thuế Vụ xếp loại dưạ theo những nguyên tắc kế toán cuả ngành kế toán chuyên nghiệp.

Bất ngờ thanh tra hay thanh tra có thông báo

Hồ sơ thuế cuả chúng ta có thể được chọn để thanh tra:

bất cứ lúc nào nếu được biết có khai man, lừa đảo, hay cố ý trốn thuế.
trong vòng 4 năm sau khi gửi Thông Báo Kết Quả Xét Duyệt (Notice of Assessment-NOA) cho đương sự. Ví dụ, sau khi khai thuế năm 2020 bạn nhận được nhận được NOA vào tháng June 2021. Trong vòng 4 năm từ June 2021 đến năm June 2025, hồ sơ thuế năm 2020 của bạn có thể đựơc chọn để thanh tra. Sau tháng June 2025, Sở Thuế Vụ Canada không còn quyền chọn hồ sơ thuế năm 2020 của bạn để thanh tra vì đã quá hạn.

Thống kê hồ sơ thuế thanh tra

Trung bình mỗi năm có 30,000.00 lá thư thanh tra gửi cho dân đã khai thuế để cho họ biết là hồ sơ thuế của họ đã được chọn để thanh tra.
Năm 2021, từ Feb 08 đến Aug 15, 202 có 29,629,657 hồ sơ thuế đã khai. Có 18,149,729 hồ sơ thuế nhận được tiền thuế trả lại (refund). Có 7,670,639 hồ sơ thuế mắc nợ phải trả thêm tiền thuế (owing tax). Thuế trả lại cho dân trung bình là 1,878$/người. Tiền thuế dân phải trả thêm sau khi khai thuế trung bình là 5,404$/người.

Như vậy,dù thống kê thanh tra thuế năm 2021 chưa có, ta có thể thấy số hồ sơ thuế bị thanh tra trung bình 30,000 hằng năm là một con số rất nhỏ so với trên 29 triệu hồ sơ thuế đã khai cho năm 2021 (1/1000). Nghĩa là chỉ có những trường hợp gian lận lộ liễu, vô lý thì hồ sơ thuế mới bị thanh tra còn thì Sở Thuế Vụ hầu như luôn luôn chấp nhận những gì bạn đã khai.

Kim Dao

(retired Team Leader-CRA)

Sep 14, 2021.

Phải làm gì khi bị Sở Thuế thanh tra (income tax audit)